يُعَد الوقت أهم شيء حقيقي في حياة الإنسان، حيث يُساعدك تنظيم الوقت على زيادة كفاءة كل شيء بحياتك مثل طلب العلم أو العمل وينظم علاقاتك الأسرية وغيرها، مما يزيد من فُرص التقدُم ويمنحك فُرصاً أكبر لتحقيق أهدافك سواء على المستوى الشخصي أو المستوى العلمي أو المستوى العملي.
وتُعد زيادة الإنتاج وكفاءة العمل من أهم الأهداف الرئيسية لكل إنسان لإدارة الوقت فعندما تُدرك ما عليك فعله فإن ذلك سيُحفِز عقلك على التركيز في إنهاء المهام بشكل أفضل لذلك ستتمكن من إنجاز الكثير من المُهمات في وقت أقل ومجهود قليل.
كما يعمل تنظيم وقتك على خفض التوتر والقلق لديك، وزيادة صفاء ذهنك وعدم إنشغالك بضرورة إنهائك لعدة مهام في آنٍ واحِد.
ماهي أهمية تنظيم الوقت للإنسان؟
فيما يلي سنتطرق لأهمية تنظيم الوقت
أهمية تنظيم الوقت للطلاب أو من يستكملوا الدراسات عقب التخرُج
يعتبر تنظيم الوقت بالنسبة للطلاب أداة سحرية تساعده على ترتيب أولوياته، وتحديد الوقت اللازم لإنجاز مهامه بدقة لذا فإنه يتيح لكل طالب أن يسيطر على حياته ويتحكم بها بدلاً من الإنحراف إلى ممارسة العادات غير السليمة والتي تؤدي إلى إهدار الوقت بشكل كبير.
ولا يمكن لأي طالب أن يجني فوائد إدارة الوقت إلا من خلال إدارة وقته بكفاءة ونظام، ولكن كثير من الطلبة لا يدركون تماماً مزايا إدارة الوقت بكفاءة ولذا فإن كفاءتهم وإنتاجيتهم يتعرضا للضرر في نهاية الوقت لذا احرص على تنظيم الوقت واخلق لنفسك وقت حُر للإسترخاء أو اللعب أو ممارسة الأنشطة الرياضية والإجتماعية.
أهمية تنظيم وقتك للنجاح
حينما ستعتمد على تخطيط وقتك بشكل رئيسي ستجد أنك تُحقق مزيداً من التقدُم والنجاح وستكتشف هذا الأمر بسهولة من خلال النتائج الفورية للمهام التي أنجزتها في وقت أقل وجهد بسيط عن المُعتاد.
لذا فإنك لن تنشغل بما يجب عليك فعله بعد ذلك فأنت الآن تتقدم بخطوة للأمام مما سيتيح أمامك مزيداً من فرص العمل أكثر من غيرك ويجعلك دوماً جديراً بثقتك بنفسك.
أسباب عدم تنظيم الوقت
من أهم عوائق إدارة الوقت هو الكسل من خلال التسويف و التكاسُل عن القيام بالمهام المُحددة وتأجيلها إلى وقت لاحق وتكرار التأجيل لأسباب لا تعدو كونها إلا عدم الرغبة منك في الخروج من منطقة الراحة والشعور بعدم الرغبة بإنجاز أية أعمال.
عدم وجود هدف أو خطة تسعى لتحقيقها.
الإنشغال بقضاء الوقت في اللهو والتنزه والرحلات وقضاء الطلبات الشخصية وزيارة الأهل والأصدقاء.
سلبيات عدم تنظيم الوقت
إن فشلك في إدارة وقتك بشكل فعال قد يخلِف عليك بعض العواقب غير المرغوبة إذ أن هناك العديد من سلبيات عدم تنظيم الوقت أذكر منها ما يلي:
- نسيان مواعيد هامة مما يخلق العديد من المُشكلات خاصةً إذا كنت صاحب مشاريع أو لديك الكثير من التعامُلات مع عُملاء والذين سيتذمرون بالطبع من نسيانك وإهمالك لهم.
- بذل الكثير من الجُهد بجودة أقل وتكرار الأخطاء وربما تنسى إحدى المعلومات المطلوبة الهامة.
- تراكُمات للمزيد من الأعمال مما سيتسبب في التقصير في عملك وعدم إكمال المهام العديدة المطلوب إنجازها والإنتهاء منها.
خطوات تنظيم الوقت
لا يُمكننا خلق المزيد من الوقت فاليوم لن تتغير عدد ساعاته ولكن يُمكننا إدارة يومنا بشكل مُنظم والإستفادة من كل ساعة فيه وذلك عوضاً عن الشكوى المُستمرة من ضيق الوقت، وفيما يلي بعض النصائح التي ستُساعدك على تنظيم وإدارة الوقت.
يوجد عدة عوامل رئيسية تُساعد على تنظيم وإدارة الوقت من أهمها:
- الإستعداد لبداية يوم جديد بهِمة ونشاط.
- ابدأ بتنفيذ خطة لإدارة وقتك.
- رتب أولوياتك تدريجياً حسب الأهم فالأهم ثُم الأقل أهمية.
- التركيز على مهمة محددة لحين الإنتهاء منها ومن ثم الإنتقال للمُهمة التالية مع الإلتزام بالترتيب حسب الأولويات.
- ابتعد عن العوامل المُشتتة لذهنك سواء كانت الموبايل أو التلفاز أو الضوضاء أوالفوضى.
- كُن حريصاً على إستغلال كُل دقيقة من الوقت لديك والإستفادة منها في تحقيق نجاحاتك وأهدافك.
- ابحث عن الأسباب التي تؤثر عليك وتعمل على إهدار وقتك دون فائدة.
- تحويل المهام الجديدة إلى عادات.
لابُد أن تكون شخصيتك مُرتبة ومُنظمة وأن تعتمد النظام في أسلوب حياتك، فالتنظيم يؤدي إلى أخطاء أقل وبالتالي تقلل من فُرص تكرار الأعمال السابق إنجازها دون الحاجة إلى العودة للتفاصيل التي تنساها والمعلومات الخاطئة وإهدار الوقت من جديد في إجراء تعديلاتك عليها.
7 خطوات ناجحة لإدارة الوقت فى عملك
استراتيجيات إدارة الوقت فى العمل مُتعددة، ولكننا سنركز على أهمها وأكثرها تأثيرًا.
تحديد الأولويات
تساعد مهارة إدارة الوقت صاحبها فى النظر إلى الأمور بشكل أكثر دقة، فمنها يستطيع معرفة أى الأهداف هى الأولى بالتنفيذ، وأي الأهداف يمكن تأجيلها.
أى المهام ضرورية فى عملية الإنتاج، وأيهم يمثل لك عبئاً في العمل؟ أيهم يمكن تقسيمه لأهداف رئيسية والأخرى لأهداف جانبية؟
وضع الأهداف
بعد ترتيب الأولويات الخاصة بالعمل، يمكنك حينئذٍ معرفة المهام الرئيسية التى يتطلبها العمل، وصياغة هذه المهام فى هيئة أهداف متنوعة من حيث : أهميتها، المُدة الزمنية المُحددة لتحقيقها، قابلية الوقت للتعديل، ونوع الصلاحيات المُقدمة لأصحاب الأهداف.
حدد الوقت
" تستطيع أن تؤجل المهام كما تشاء بعكس الوقت"
الوقت لا يتكاثر ذاتيًا، لكنه نسبي أيضاً. فعندما تبدأ بأداء مهامك وتشعر بضغط كبير بسبب كثرتها، تذكر جيداً أن الوقت يُمكن تطويعه بهدف تحقيق الأهداف المرغوبة فى الوقت المحدد.
فإذا رغبت فى السيطرة على وقتك وتنفيذ المهام المطلوبة بجودة عالية، كل ما عليك فعله هو تحديد وقت مُحدد لكل مهمة مطلوب تنفيذها، وتنفيذها خلال هذا الوقت فقط.
لست خارقاً
انت لست رجل خارق أو إمراءة خارقة، تذكر هذا جيدًا عندما تتطوع فى العمل على العديد من المشاريع خلال وقت واحد، تعدد المهام مهارة مطلوبة صحيح، لكنها فى الوقت ذاته نقمة لصاحبها إذا ما ساء استغلالها.
لذلك احرص على تسلم عدد معين من المهام خلال اليوم، وقم بتقسيمها بشكل مناسب مع تحديد الوقت المناسب لتنفيذها بدقة وجودة عالية.
ابتعد عن التشويش
احرص دائمًا أن تبتعد عن مصادر التشويش والضوضاء أثناء أداء المهام ، فإذا كان هناك قابلية لإختيار مكان هادئ ومناسب للعمل فيه، قم بالعمل على ذلك. أما إذا لم يكن هذا خيارًا متاحاً، فعليك التدريب الذاتى لتجاهل المُثيرات المُحيطة.
خذ قسطًا من الراحة
الرغبة فى تسليم المهام وسرعة إنجازها -دون الإخلال بجودتها- أمر جيد بالطبع، لكنه لعنة أيضًا إذا كنت من أصحاب البحث عن المثالية، فهذا النوع من الشخصيات قد لا يرضيه أبدًا الشعور بالخلل أو عدم القدرة على تنفيذ أكبر قدر من المهام خلال اليوم الواحد، وقد يبحث عن مهام إضافية دون الإهتمام براحته النفسية أو الجسدية.
لذلك تذكر جيدًا أن لبدنك عليك حقًا وأن تعمل على تحقيق المعادلة المثالية ما بين الجودة والإنتاجية العالية والصحة النفسية والعقلية الجيدة.
انقد خطواتك
أنت لست منزهًا عن الخطأ، تذكر هذا جيدًا وأنت تحدد أهدافك وتصيغ طريقة تحقيقها، لذلك لا مانع من إعادة النظر فى هذه الأساليب أو عرضها على الآخرين بهدف معرفة أساليب أخرى أكثر عملية ومرونة من خبرتك.